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用数据“打理”企业差旅

 

在中国商旅市场急剧升温的背后,企业的成本意识对商旅行业提出严峻挑战,企业的商旅管理能否摆脱传统管理模式,采用国际先进的商旅管理模式捕捉到新的机会,谋求变化,从而实现跨越?

成本控制:寄存账户的价值?

关于商旅,多数企业并不陌生。通俗地说,即与工作相关的出行,包括坐飞机、住酒店、租车等。而商旅管理就是对企业差旅活动进行整体规划,从而降低差旅成本,提高出行效率。此外,商旅管理公司还可以凭借其丰富的经验、技术、资源优势,协助企业提供即时的差旅行为分析,优化流程和预算,对企业商旅支出提供合理的决策支持。

事实上,大多数的中国企业都有自己的商旅管理制度,不过,这种第三方商旅管理的方式显然是值得借鉴的。让数据分析你的差旅支出并制定出行方案,会为企业及差旅人带来什么?

德国嘉惠国际中国总经理王璐说,“商旅管理的核心就是控制成本和提高效率。一方面,通过统一的账户管理,以及低成本的付款方式,缓解企业资金周转的压力,从而提高了资金利用率;另一方面,透过强大的数据支持提高企业商旅管理的效率,让商旅管理更加透明化,大幅度降低企业差旅成本。”

谈到寄存账户(UATP), 王璐解释道,“寄存账户(UATP)是一个跨越航空公司、旅行社和金融行业的产品,有点类似信用卡。简言之,是一个把这三个理念结合在一起的产品。作为德国汉莎航空公司旗下的子公司,德国嘉惠国际是全球最大的寄存账户(UATP)发行商。嘉惠国际可以提供一整套的商旅管理支付解决方案,企业客户在开通账户后,把账号寄放在商旅管理中心,企业用户可以用一个集中的账户去采购所有的差旅行程,并进行统一的支付结算。

向国际标准看齐

提到企业商旅管理需求,在王璐眼中,跨国企业和中国企业仍有差异。王璐说:“中国企业在财务制度和记账方式方面是有区别的,即使在同一家公司,也因国家和地区的不同而存在差异;另外,中国企业尚未真正谈到整合。就像一家拥有上百家分支机构的本土企业,对于如何建立好差旅政策,让100多家分公司统一执行,还没有概念。这需要很强的数据整合能力。”

王璐称,“企业的商旅管理不能洋为中用地照搬国外案例,中国企业需要一整套本土化的解决方案,无论是中国的国企、央企、跨国企业,还是民企,这需要我们洞察出中国企业内心的真实需求。数据显示,虽然目前商旅管理的客户也多是跨国公司,中国商旅管理市场大部分尚待开发,但中国企业对商旅管理的重视程度明显提高。特别是在商旅管理需求上,中国企业正在向国际标准看齐,企业对商旅管理的需求不仅仅局限在政策初步制定层面上。60%的商旅经理表示公司已在执行更加全面、严格的商旅政策,这个数据高出全球水平49%。”

大数据下的商旅挑战

大数据时代的今天,数据如同石油一样是稀缺资源。数据不仅仅是工具,把所有数据整合起来具有显而易见的优势。

关注商旅管理成为跨国公司的一种选择,其接受程度明显高于中国企业,这种服务模式深耕于欧美企业。其实,在预算有限的情况下把企业差旅出行交给商旅管理公司的做法,从客观上讲弥补了企业专业性不足的问题。

王璐说:“面对中国的差旅市场,嘉惠国际有十足的把握。首先,我们已在国外市场积累了十几年经验,内控差旅开支、系统整合以及数据管理方面非常成熟。商旅管理解决方案最大的价值就在于,它是一整套高效的、自动化的账单管理系统,能够帮助每一家企业有效管理和处理差旅报销。目前,在中国仍然有相当数量的企业采用后台报销系统,财务冲账还是半自动以及手工操作。然而,大多数欧美企业的系统和账户之间已经达到了一种高度的甚至是无缝对接。”

“企业在管理日常差旅开支时,透过账户数据可以看到每一家供应商在每个季度、每一年、上年度与今年同期的数据比较和明细,令企业与供应商谈判下一年合同溢价时有很好的数据支持,这都是商旅管理的核心价值。”王璐表示。

数据是商旅管理的精华。“整合和非整合差距很大。把碎片化的数据整合后,企业可以看到完整的数据,发现节省的空间。如果数据太分散,例如,一家企业用了10家机票代理,那么你很难找到完整的数据,但是,通过账单管理就可以把所有的差旅开支整合在一个账单上。”王璐说,“若你想看到一个经理人2013年的差旅开支,只要打开他的账单,就可以把与他相关的所有差旅数据调出来,包括每一段行程的花销、坐的舱位级别、是否符合公司差旅政策,一目了然。这种完全透明化的数据分析,让企业清晰地看到钱花在了哪儿,合不合理,怎么优化?这也是为何商旅管理受到企业尤其是全球500强企业重视和采纳的原因。”

全球商旅协会专家认为,中国的经济增长和商业环境情况与商务旅行的发展有着直接的关系。目前,中国的商务旅行市场规模令人咋舌,2013年,中国的旅游市场总规模有4180亿美元,而其中的一半就属于商务旅行,支出达到2250亿美元。商旅市场的快速发展已经成为中国经济转型的风向标。

嘉惠国际《2014中国商务旅行趋势调查报告》显示,“合理降低开支”以及“企业内部商旅管理流程优化”成为中国企业关注的焦点。而对发达国家的企业,差旅计划不仅是出于对成本节约和商旅管控的考虑,更重要的是如何合理地安排差旅,控制商旅安全。

谈及未来,王璐坦言:“全球商旅市场呈稳定增长趋势,而且这个趋势一直会延续。目前,新技术的日新月异对企业差旅管理产生深远而广泛的影响。商旅管理的移动化是必然趋势。关键的一点是,如何能够在新技术的推动下最大限度地优化企业的出行成本,提高出行效率,无论是对商旅行业还是对企业都充满挑战。”

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